Informationsarchitektur in SharePoint: Finden statt suchen

„Wo liegt eigentlich die aktuelle Vorlage?“ Wenn diese Frage im Unternehmen öfter fällt, liegt das selten an den Menschen – sondern fast immer an der Struktur. Informationsarchitektur ist das unsichtbare Gerüst eines Intranets. Ist sie gut, merkt man sie nicht. Ist sie schlecht, merkt man sie jeden Tag.

Der beste Zeitpunkt: vor dem Umzug

Viele Unternehmen ziehen ihr Intranet nach SharePoint Online um. Das ist der ideale Moment, die bestehende Struktur zu hinterfragen: Ist die aktuelle Informationsarchitektur überhaupt intuitiv – oder nehmen wir gewachsene Umwege einfach mit? Eine Migration, die nur kopiert, verschenkt ihre größte Chance.

Die Fragen, die ich mir zuerst stelle

• Was ist für dieses Unternehmen eine sinnvolle Informationsarchitektur – am besten an einem konkreten Beispiel erklärt?
• Wie baut man hierarchische Strukturen auf, obwohl modernes SharePoint eher flach gedacht ist?
• Hub, Websitesammlung, Kommunikations- oder Teamwebsite – was nutzt man wofür?
• Welche Regeln gelten für die Benennung von Websites, Bibliotheken und Seiten?
• Und: Wie navigieren die Menschen später tatsächlich?

Die Bausteine in SharePoint

Hub-Websites bündeln zusammengehörige Websites – etwa alle Bereiche eines Unternehmens – unter einer gemeinsamen Navigation und einem einheitlichen Erscheinungsbild. Kommunikationswebsites eignen sich für Inhalte, die viele lesen und wenige pflegen: News, Richtlinien, Wissensseiten. Teamwebsites sind der Arbeitsraum für die Zusammenarbeit und mit Microsoft Teams verbunden.

Darüber liegt die Navigation, darunter liegen die Metadaten: Mit dem Termstore (verwaltete Metadaten), Inhaltstypen und Websitespalten entsteht ein Ordnungssystem, das über einzelne Bibliotheken hinaus funktioniert. Wer die Zusammenhänge zwischen diesen drei Ebenen einmal verstanden hat, plant Strukturen ganz anders.

Navigation: Orientierung durch Konsistenz

In einem Intranet-Projekt für ein international tätiges Industrieunternehmen haben wir für die Hauptnavigation ein Megamenü eingesetzt, über das man schnell durch alle Bereiche springt. Genauso wichtig war, dass die Unterseiten einheitlich aufgebaut sind und Fixpunkte wie Hauptnavigation und Header-Bereich überall gleich funktionieren. Wer verstanden hat, wie eine Seite funktioniert, versteht alle.

Ein Detail, das beim Durchklicken schnell auffällt: Menüpunkte, die wie Links aussehen, aber nicht klickbar sind, verunsichern. Oberbegriffe im Megamenü sollten deshalb klar als Gruppenüberschrift erkennbar sein – oder selbst auf eine Übersichtsseite führen. Und bei mehrsprachigen Intranets gehört jede Sprachversion der Navigation mit auf den Prüfstand.

Metadaten statt Ordner-Labyrinth

Ordner zwingen jedes Dokument an genau einen Ort. Metadaten erlauben dagegen mehrere Sichten auf denselben Inhalt: nach Thema, Dokumenttyp, Abteilung oder Status. Mit einer durchdachten Metadatenstruktur und den passenden digitalen Werkzeugen lassen sich Dokumente gezielt filtern und schnell wiederfinden.

Zwei Prinzipien haben sich für mich bewährt:

• Konsistenz über alle Bereiche: Dieselben Metadatenspalten gehören in alle vergleichbaren Teams und Kanäle. Fehlen sie an einzelnen Stellen, bricht das System genau dort.
• Automatisieren, wo es geht: Ich habe mir zum Beispiel einen Power-Automate-Flow gebaut, der beim Hochladen einer Datei mit „Screenshot“ oder „Bildschirmfoto“ im Titel den Dokumenttyp automatisch auf „Screenshots“ setzt. Je weniger Menschen manuell verschlagworten müssen, desto besser bleiben die Daten.

Mein Vorgehen in sieben Schritten

1. Bestand aufnehmen: Welche Inhalte, Websites und Ablagen gibt es heute?
2. Zielgruppen und Aufgaben verstehen: Wer sucht was – und wie oft?
3. Struktur skizzieren: Hubs, Websites und ihre Beziehungen visuell auf einem Board entwerfen.
4. Benennungsregeln festlegen: kurz, eindeutig und ohne interne Abkürzungen.
5. Metadatenmodell definieren: Termstore, Inhaltstypen und Websitespalten.
6. Navigation testen: Klickpfade mit echten Nutzer:innen durchspielen – in allen Sprachen.
7. Pflegen und verbessern: Eine Informationsarchitektur lebt. Feedback sammeln und regelmäßig nachschärfen.